Strategic Brand Design
Strategic Brand Design

Team & Office Management

All genders, Part-Time

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Unser Team unterstützt große und kleine Unternehmen dabei, einzigartige Marken zu schaffen, diese zu pflegen und eine emotionale Verbindung zu ihrem Publikum herzustellen. Ganz offen: Du wärst ein entscheidender Teil davon.  Denn wir suchen jemanden, die/der als zentrale Persönlichkeit des Teams das Office-Management steuert und unser Designteam und die Geschäftsleitung in den vielfältigen Aufgaben unterstützt.

Die Stelle startet mit ca. 20 Stunden pro Woche, kann aber je nach deinen Talenten und Ambitionen weiter ausgebaut werden. Hört sich gut an, oder?

Wenn du gut organisiert und praxisorientiert bist und unsere Teamkultur und unser Büroleben mit Engagement, Herzblut und organisatorischem Talent mitgestalten möchtest – lies weiter.

Deine Aufgaben

  • Administrative Unterstützung des Designteams und der Geschäftsleitung
  • Organisation des täglichen Bürobetriebs (Telefon, Post, Büromaterial usw.), interner Veranstaltungen und Besprechungen
  • Vorbereitung von Teamveranstaltungen und Kundenterminen
  • Bearbeitung von Bewerbungen in Zusammenarbeit mit unseren Art Directorinnen
  • Ansprechpartner:in für externe Dienstleister (z. B. Reinigungsteam, IT-Administrator, Blumenlieferant usw.)
  • Übernahme der vorläufigen Buchhaltung und Koordination mit unserem Buchhalter und dem Team beim Steuerbüro
  • Digitale Erfassung eingehender und ausgehender Rechnungen in unserer Agentursoftware Moco und in DATEV Unternehmen Online

Was wir uns von dir wünschen:

  • Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten
  • Verantwortungsbewusstsein und gute organisatorische Fähigkeiten
  • Freundliche, offene Persönlichkeit und professionelle Kommunikation mit Partnern und im Team
  • Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • Sicherer Umgang mit MS Office
  • DATEV-Kenntnisse (DUO) sind von Vorteil
  • Sicherer Umgang mit einem Apple MacBook
  • Sichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Was wir dir bieten:

  • Ein kleines, ambitioniertes Team – inhabergeführt, direkt und mit echter Begeisterung für Marken und Design
  • Flexible Kernarbeitszeiten und Unterstützung bei der Kinderbetreuung
  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
  • Ein spannendes Aufgabenspektrum mit deutschen und internationalen Marken und vielen interessanten Menschen
  • Weiterbildungsmöglichkeiten, die du mitgestaltest
  • Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
  • Möglichkeiten zur Gehaltsoptimierung (z. B. HVV-Fahrkarte) und Unterstützung bei der betrieblichen Altersvorsorge
  • Einen direkten Draht zu den beiden netten Chefs

 

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Unterlagen – inklusive Gehaltsvorstellung, als PDF an Henning: job@eiga.design

Team Assistant

All genders, Part-Time/Hybrid/Freelance Option

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EIGA is a design agency specializing in branding and corporate design. We have a simple yet compelling vision: we believe in the competitive edge of design-oriented brands and the activating power of corporate identity. With our team, we help both large and small companies create distinctive brands, nurture them, and connect them emotionally with their audiences.

We are currently looking for short-term support in the role of Team Assistant.
If you’re grounded, hands-on, and eager to help shape our team culture and office life with dedication, heart, and organizational talent, we look forward to your application.
Please send your application, including salary expectations, as a PDF to Henning Otto: job@eiga.de

What you’ll do:

  • Administrative support for the design team and executive management

  • Organizing daily office operations (phone, mail, supplies, etc.), internal events, and meetings

  • Preparing team events and client appointments

  • Managing job applications in collaboration with our Art Directors

  • Acting as a point of contact for external service providers (e.g. cleaning team, IT admin, flower supplier, etc.)

  • Providing cover for preliminary bookkeeping and coordination with our accountant and tax advisor

  • Providing cover for booking incoming and outgoing invoices in our agency software & DATEV

What we’re after for the role:

  • Independent, structured working style

  • High sense of responsibility and strong organizational skills

  • Friendly, open personality and professional communication with partners and colleagues

  • At least 1 year of professional experience in a similar role

  • Proficiency in MS Office

  • DATEV knowledge is a plus

  • Confident in working with Apple Mac systems

  • Excellent German and good English skills, both written and spoken

What we offer:

  • A great team of friendly colleagues and an open, welcoming office atmosphere

  • Flexible core hours and support for childcare or bringing your dog to work

  • A permanent contract in the case of long-term employment

  • A diverse range of tasks involving both German and international clients and suppliers

  • Continuing education opportunities you can help shape

  • A chance to contribute to the future of our team, including our shared goals around sustainability and business development

  • Flat hierarchies and short decision paths

  • Salary optimization options (e.g. HVV public transport card) and support with company pension plans

  • Regular in-house events with talks, delicious food, and good company